Si sou d’aquests pares o mares amb culs inquiets que tot i tenir la vostra feina, la parella, els nens, el gos i fer de taxista per portar a nens amunt i avall a les extraescolars, festes d’aniversari, partits… encara heu trobat un forat per col·laborar amb la junta de l’associació esportiva o l’Ampa de l’escola, sou dels meus.
Sí, estem bojos. Segur que us ha passat pel cap com carai us heu deixat embolicar tant! I és que ningú us havia explicat que hauria de fer de gestors, dissenyadors, community managers, comunicadors i editors de vídeo (i segur que em deixo alguna altra tasca en el tinter).
I al damunt, al grup de whatsapp de la junta no paren d’arribar missatges. Els documents van amunt i avall via e-mail. I llavors és quan et plantes i agafes el bou per les banyes per organitzar-te millor i fer tot allò que mai havies pensat que arribaries a fer.
Trello o com gestionar la informació en un clic
Trello, un recurs online gratuït, és la solució per organitzar tota la documentació, tasques i projectes en un mateix lloc d’una forma visual i senzilla. És com si tinguéssiu la típica pissarra amb post-it, però ara amb opció de crear carpetes per temàtiques i compartir tota mena de documents amb un grup de persones.
I no només podreu pujar les actes, les plantilles de cartes, el calendari de reunions o pressupostos… sinó que tothom que hi tingui accés pot comentar-les (ideal per acabar de polir una acta, per exemple). Gràcies a la seva opció de checklist, no haureu d’anar darrere de la gent per recordar-los què han de fer. Trello ho fa per tu. Només cal que indiquis qui ha de fer la tasca i quan vols que la lliuri. I Trello es posa una alarma i avisa a l’interessat 24 hores abans de finalitzar el termini per ajudar-lo a lliurar la feina a temps.
El que més m’agrada de Trello és que té una app per a mòbils Android i iOS. Per tant, allà on vaig i tinc un minut lliure per revisar un pressupost o llegir un text, puc fer-ho, posar-me al dia i comentar l’estat de les coses amb els companys. Adéu a les hores perdudes cercant un whatsapp amb informació o un e-mail amb una oferta per una activitat.
Canva i Piktochart o com convertir-te en un dissenyador en un tres i no res
La primera vegada que et diuen que t’has d’encarregar de dissenyar el pòster de la festa de les famílies de l’escola bufes si no ets dissenyador de professió. I si a més saps que el 80% de les persones recorden el que veuen, mentre que només un 20% recordarà el que llegeixen, ja tremoles en pensar que l’assistència a la festa depèn de tu, o no?
Per sort, hi ha dues eines online per crear dissenys atractius i molt visuals sense haver de fer servir el photoshop o el Adobe Indisign: Canva i Piktochart.
Canva és una eina de disseny d’ús molt intuïtiva que permet crear gairebé tot. Des de pòsters, invitacions a esdeveniments, logotips, fulletons, targetes regal, diplomes, presentacions o anuncis fins a material per compartir a les xarxes socials en format per publicar a Instagram, Facebook, Twitter o Pintarest.
Al igual que Canva, Piktochart també fa servir el sistema drag-and-drop (arrossegar i deixar caure) convertint l’ús en una tasca de nens. A diferència de Canva, Piktochart se centra en recursos per crear infografies i presentacions, encara que també es pot utilitzar per crear fulletons o pòsters. Personalment prefereixo Canva per crear tot el material imprimible i el que s’ha de compartir a les xarxes socials i Piktochart per quan he de preparar presentacions per a reunions.
El que fa aquestes eines tan genials és que ofereixen un munt de plantilles ja predeterminades per a cada ocasió. Si no tens gaire idea de combinar colors i formats de text, amb les plantilles predeterminades només cal reemplaçar els continguts pels propis i ja està. Però en pic li perdeu la por, agafareu el gust de remenar entre milers d’imatges, fotos, il·lustracions i tipografies per dissenyar el vostre material propi sense necessitat de plantilles. A més, teniu l’opció de pujar logos, imatges i fotos, així que imagineu les possibilitats que hi ha!
Canva i Piktochart utilitzen un model de negoci freemium, oferint una versió gratuïta bàsica (bastant complerta) i unes opcions avançades de pagament. Un cop fet el disseny, Canva i Piktochart us permeten descarregar el fitxer en qualitat mitjana. La versió gratuïta de Canva us ho permet baixar sense marca d’aigua i en format jpg, png o pdf. En canvi Picktochart inclou marca d’aigua a fulletons i infografies i només es pot baixar en format png.
Hoostsuite o com gestionar les xarxes socials sense perdre massa temps
Si la vostra tasca a l’associació és mantenir les xarxes socials vives, segur que més d’una vegada heu penjat fotos de matinada, perquè era l’únic moment lliure que havíeu tingut al dia. Però pocs estan connectats a aquella hora, oi? Potser hagués estat millor publicar-ho al matí quan la gent espera el bus per anar a la feina, en l’horari de la pausa cafè o després de sopar quan els nens ja estan al llit. Bàsicament en aquells moments quan els nostres seguidors (pares i mares com nosaltres) tenen una estona de tranquil·litat per mirar el mòbil.
Per tant, la clau del community manager és l’organització i la programació. Se que la vostra és una feina com a voluntaris entre hores, però no patiu, amb Hootsuite és possible. Aquesta eina online en la seva versió gratuïta us permet gestionar fins a tres perfils de xarxes socials des d’un mateix lloc i programar fins a 30 publicacions per avançat en l’horari que us sembli més adient depenent del tipus de xarxa. Sí, és curiós, però cada tipus de xarxa té el seu horari ideal. D’aquesta manera amb només un clic pots maximitzar l’impacte i l’efectivitat de les teves publicacions.
És cert que podeu integrar Instagram amb Facebook i Twitter i així només publicar en una xarxa i oblidar-vos del tema, però heu de tenir en compte que els usuaris no busquen el mateix a les diferents xarxes.
Twitter és la xarxa social de la immediatesa i l’actualitat. Per tant, els seus usuaris busquen mantenir-se informats de forma ràpida i directa. Aquí podeu publicar missatges curts (màxim 280 caràcters) acompanyats (si pot ser) d’una imatge visualment atractiva i un enllaç on trobar més informació. Pot servir per anunciar un esdeveniment de l’associació, donar a conèixer un nou servei, comunicar una promoció o sorteig, compartir resultats d’activitats diverses, informar de l’actualitat o articles d’interès per les famílies…
A Facebook triomfa el contingut més visual. Les imatges i vídeos d’activitats que heu organitzat o partits que
heu jugat. Un altre tipus de publicacions que solen tenir èxit són els enllaços a pàgines amb una breu descripció. Us pot servir per incloure enllaços a la vostra web amb les cròniques de festes, xerrades i tallers com també enllaços a altres webs amb propostes de sortides, articles d’interès per les famílies, etc. I si teniu una pàgina de Facebook (el més recomanable) podreu crear esdeveniments i convidar socis a participar. Recordeu que Facebook penalitza les imatges amb molt de text, així que intenteu evitar-les.
El contingut que s’ha de compartir a Instagram és molt evident: imatges! Aquí podeu explicar en imatges què feu (quin tipus d’activitats organitzeu, què patrocineu, quins serveis oferiu, etc.). No deixeu passar cap data important sense la seva foto. I recordeu que les frases mítiques i quotes són un bon recurs per mantenir actiu el perfil si no sabem què publicar (això sí, sempre amb una bona foto de fons!).
WeVideo i Powtoon o com editar vídeos de forma ràpida i online
Una imatge val més que mil paraules. I en temps de xarxes socials i plataformes audiovisuals, encara més. Així que si feu unes activitats tan vistoses com tallers de cuina o festes familiars, perquè no fer un vídeo amb una recepta de cuina o un resum de com ha anat la festa? I si sou una associació esportiva, de ben segur que els pares gaudiran mirant les millors jugades de la temporada. Gravar els vídeos no és un problema, però editar-los ja espanta més.
I aquí entra en joc una eina com WeVideo que permet el muntatge de vídeos procedents del telèfon mòbil, l’ordinador o ‘el núvol’. La seva interfície basada en el sistema de drag-and-drop (arrossegar i deixar anar) és realment fàcil d’utilitzar i permet crear els vídeos de forma ràpida. A més, té l’opció d’editar el mateix vídeo entre diversos usuaris facilitant el treball en equip. El resultat es pot compartir a les diferents xarxes socials des de la mateixa plataforma (aprofiteu per fer-vos un perfil a YouTube) o descarregar el vídeo per distribuir-lo per altres vies. La seva versió gratuïta ofereix 5 minuts de publicació mensuals.
Si el que voleu és crear vídeos amb animacions divertides, opteu per PowToon. Aquí podeu triar d’un conjunt de plantilles que poden ser personalitzades per fer vídeos de tota classe. La versió bàsica és gratuïta i us permet crear vídeos de fins a 5 minuts amb la marca d’aigua visible.
L’ideal és crear vídeos amb una durada de màxim 2 minuts (tot i que confesso que de vegades és molt difícil!) i haurien de poder funcionar sense so. Si hi ha una narració, intenteu incloure un text amb els punts clau.
Mailchimp o com enviar butlletins en un clic
No tothom té un perfil a les xarxes socials, però un correu electrònic sí! Així que si voleu arribar als vostres socis d’una manera regular, fer un butlletí pot ser un bon recurs i MailChimp us pot ajudar a fer-ho.
Aquesta eina ens permet crear butlletins (amb plantilles predeterminades) i enviar-los de forma automàtica i programada a un llistat d’e-mails. Recordeu que ara amb l’entrada en vigor de la nova llei de protecció de dades europea cal disposar de l’autorització expressa dels socis per rebre butlletins. Si no la teniu, no patiu que MailChimp us ofereix una solució fàcil per fer-ho. I si no teniu els mails, podeu incrustar un formulari de MailChimp al vostre web. La gràcia de MailChimp és que podeu segmentar les dades per grups i així podreu enviar a cada persona els continguts que li interessen (en cas d’Ampas pot ser per cicles, per exemple). En la seva versió gratuïta MailChimp permet enviar campanyes fins a 2000 adreces de correu o subscriptors i fins a 12000 enviaments al mes.
Tot i que Mailchimp disposa de diferents plantilles de butlletins gratuïtes, us recomano invertir en una plantilla més professional. Per uns 25 euros podreu trobar diferents models ben atractius a Web4Pro. Evidentment els haureu de personalitzar amb els vostres colors corporatius.
Bé, amb una mica de paciència veureu com en un tres i no res i de forma molt autodidacta podreu convertir-vos en dissenyadors, community mangers, gestors i editors de vídeo a un nivell de més que principiants 😉
I si sou culs inquiets i feu servir altres eines, no dubteu en compartir-les, que la formació contínua!
"En castellà: Castellà"
